E-Mail-Signatur erstellen: kostenloser Signatur-Generator

Eine E-Mail-Signatur, fertig zum Einfügen

Mit diesem E-Mail-Signatur-Generator erstellen Sie eine HTML-Signatur, die Sie direkt in Ihr E-Mail-Programm einfügen: Name, Position, Firma, Telefonnummern, E-Mail, Website, Anschrift, Links zu beruflichen Profilen, Logo oder Foto, ein Button mit Link und ein Hinweis am Ende. Sie wählen eine von sechs schlichten Vorlagen („Klassisch“, „Seitenlinie“, „Einzeilig“, „Zentriert“, „Karte“, „Minimal“), eine Akzentfarbe und eine verbreitete Schrift, und die Vorschau ändert sich bei jeder Eingabe.

Eine saubere Signatur wirkt wie eine Visitenkarte unter jeder Nachricht: Ihr Gegenüber findet die Telefonnummer sofort, erreicht Ihre Website mit einem Klick und erkennt Ihre Firma. Es wird nichts übertragen: Die Signatur entsteht in Ihrem Browser, Ihre Signaturen bleiben nur auf diesem Gerät gespeichert.

So erstellen Sie Ihre Signatur

1. Füllen Sie „Kontaktdaten“ aus. Telefonnummern werden zu Links, die auf dem Smartphone den Anruf starten: +49 30 1234567 ergibt tel:+49301234567, +49 (0)89 / 123 456-78 ergibt tel:+498912345678. Die E-Mail-Adresse wird zu einem mailto:-Link.
2. Tragen Sie unter „Links zu Ihren beruflichen Profilen“ bis zu drei Links mit kurzer Bezeichnung ein.
3. Wählen Sie unter „Logo oder Foto“ entweder „Gehostetes Bild (öffentliche Adresse)“ oder „Kleines eingebettetes Bild“, dann Breite und Form.
4. Bei Bedarf setzen Sie den Haken bei „Hinweis oder Nachricht unter der Signatur anfügen“. Der Button „Umwelthinweis“ trägt „Bitte denken Sie an die Umwelt, bevor Sie diese E-Mail ausdrucken.“ ein; ab Werk ist der Hinweis ausgeschaltet.
5. Wählen Sie eine Vorlage und prüfen Sie die Vorschau in „Hell“, „Dunkel, Farben invertiert“ und „Dunkel, Farben beibehalten“.
6. Klicken Sie auf „Signatur kopieren“ oder, wenn Ihr Programm Code verlangt, auf „HTML-Code kopieren“ bzw. „.html herunterladen“.

Mit „Neu“ und „Duplizieren“ verwalten Sie mehrere Signaturen.

Was hineingehört und was nicht

Beschränken Sie sich auf das Wesentliche: Name, Position, Firma, ein bis zwei Telefonnummern, Website. Vier bis sechs Zeilen reichen. Verzichten Sie auf Sprüche, große Bilder, mehrere grelle Farben und ausgefallene Schriften. Der Generator bietet nur fast überall vorhandene Schriften (Arial, Helvetica, Georgia, Verdana, Tahoma, Trebuchet MS) und bleibt unter 600 px Breite. Ein Logo mit 80 px Breite wirkt scharf und unaufdringlich.

Gehostetes oder eingebettetes Bild?

Ein vom Computer eingefügtes Bild wird oft blockiert, entfernt oder als Anhang verschickt. Zuverlässig ist es, das Logo auf Ihre Website zu laden und seine https-Adresse einzufügen. „Kleines eingebettetes Bild“ verkleinert das Bild auf höchstens 160 px und schreibt es in den Code; mehrere Webmail-Dienste ignorieren es, deshalb erscheint ab 10 KB eine Warnung. Ihr Browser lädt nur das Bild, dessen Adresse Sie angeben, und zwar für die Vorschau.

Kompatibilität und Dunkelmodus

Der Code nutzt Tabellen und direkt an jedes Element geschriebene Stile, ohne Stylesheet und ohne moderne Layouttechniken, die viele E-Mail-Programme verwerfen. Jedes Bild hat einen Alternativtext und feste Maße. Im Dunkelmodus invertieren manche Programme die Farben, andere lassen dunklen Text auf dunklem Grund stehen, daher die zwei Simulationen. Eine mittlere Akzentfarbe bleibt in allen drei Ansichten lesbar.

Pflichtangaben: lieber nachprüfen

In Deutschland müssen Kaufleute und Gesellschaften in geschäftlichen E-Mails in der Regel Pflichtangaben machen, etwa Firma, Rechtsform, Sitz, Registergericht und Handelsregisternummer, bei einer GmbH auch die Geschäftsführung. Welche Angaben genau gelten, hängt von Rechtsform und Land ab: Lassen Sie es im Zweifel prüfen. Der „Vertraulichkeitshinweis“ hat dagegen eher informativen Charakter.

Signatur im E-Mail-Programm einrichten

Öffnen Sie in den Einstellungen Ihres E-Mail-Programms den Bereich Signatur, legen Sie eine Signatur an und fügen Sie sie mit Strg+V (Cmd+V am Mac) ein. Apps auf dem Smartphone nutzen oft eine eigene Textsignatur: Richten Sie sie möglichst am Computer ein und schicken Sie sich eine Test-E-Mail.

Häufige Fragen

Warum sieht der Empfänger mein Logo nicht?

Entweder ist das Bild eingebettet und wird blockiert, oder seine Adresse ist nicht öffentlich. Nutzen Sie „Gehostetes Bild (öffentliche Adresse)“ mit einer https-Adresse.

Beim Einfügen kommt nur unformatierter Text an?

Manche Signaturfelder akzeptieren nur Code. Verwenden Sie „HTML-Code kopieren“ und fügen Sie ihn in das HTML-Feld ein, oder importieren Sie die Datei aus „.html herunterladen“.

Werden meine Signaturen gespeichert?

Ja, im Speicher Ihres Browsers auf diesem Gerät. Für einen anderen Rechner nutzen Sie „Exportieren (JSON)“ und dort „Importieren (JSON)“.

Kann ich Symbole verwenden?

„Eingebettete Symbole“ zeigt neutrale Piktogramme (Telefon, Umschlag, Globus, Link), die im Code stehen. Wie jedes eingebettete Bild können sie ausgeblendet werden; „Kurze Wörter (Tel., E-Mail …)“ sind die sicherste Wahl.